Datenschutzordnung
im Bürgerinitiative Industriegebiet Nordlippestraße e.V.
Präambel
Der Bürgerinitiative Industriegebiet Nordlippestraße e.V., im folgenden Verein genannt, verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins).
Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutz- gesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmern von Veranstaltungen sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personen- bezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundes- datenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§2
Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1.
Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2.
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail- Adressen, ggf. Funktion im Verein.
§3
Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1.
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2.
Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen, Alter und Geburtsjahrgang.
3.
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4.
Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstandes mit Vornamen, Nachnamen, Funktion, E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer veröffentlicht.
§4
Zuständigkeit für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
Der geschäftsführende Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungs- tätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie sind für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§5
Verwendung und Herausgabe von Mitgliedsdaten und Mitgliedslisten
1.
Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Funktionären im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umgang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2.
Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen, z.B. zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3.
Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der geschäftsführende Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitsbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass die Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§6 Kommunikation per E-Mail
1.
Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2.
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§7
Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Funktionäre im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstandes) sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§8 Datenschutzbeauftragter
Für den Fall, dass im Verein in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dann dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat dann sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
§9
Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1.
Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand im Sinne von § 26 BGB. Änderungen dürfen ausschließlich nur durch den Vorstand im Sinne von § 26 BGB vorgenommen werden.
2.
Der Vorstand im Sinne § 26 BGB ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Onlineauftritten verantwortlich.
§ 10
Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und dieser Ordnung
1.
Alle Funktionäre des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2.
Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzverordnung können geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 06.05.2021 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.